Мастер отчётов CRM

МАСТЕР ОТЧЁТОВ CRM —

УДОБНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ С РАСШИРЕННЫМИ ВОЗМОЖНОСТЯМИ ДЛЯ АНАЛИЗА ПРОДАЖ

Встроенные отчёты Битрикс24 комбинируют поля лишь по одной сущности: Лид, Сделка, Счёт или Предложение.Для составления полной картины этого бывает недостаточно.

С Мастером отчётов CRM вы сможете больше!

Что нового?Заказать демонстрацию

Установить приложение Ответы на вопросы

Ваши данные в безопасности!

1. Учитываются права текущего пользователя.
В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник без доступа к Сделкам не сможет увидеть данным по ним. Но при этом он сможет построить отчет по Лидам, если у него есть на это права.

2. Локальная обработка данных.
Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.

С «Мастером отчётов CRM» вы сможете:

Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские.
Комбинировать поля и колонки так, как понадобится.
Формировать отчетность по смарт-процессам, связанным с Лидами, Сделками и Счетами.
Фильтровать, сортировать данные - и видеть только необходимую информацию.
Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.
Визуализировать данные с помощью графиков.
Анализировать Лиды, Сделки, старые и новые Счета за любой период.
Выбрать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько Лидов в каждой стадии. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.

В CRM продажи можно учитывать:
По Сделкам — продажей считается успешно завершенная Сделка.
По Счетам — продажей считается оплаченный Счёт.

Посмотреть видео

Пример №1. Рейтинг источников.

Хотите адаптировать тактику маркетинга?
Можно быстро узнать, как потребители вас находят, просмотрев рейтинг источников Лидов и Сделок по успешным продажам.

По Сделкам.
Добавьте поля по Сделке: Источник, Стадия сделки, Сумма.
После этого выберите фильтр “Сделка успешна”.
Примените группировку по Источнику и отсортируйте по сумме.

По Лидам.
Выберите поля по Лиду: Источник, Сумма и Статус.
После этого выберите фильтр “Качественный Лид”.
Примените группировку по Источнику и отсортируйте по сумме.

Пример №2. Рейтинг менеджеров по сумме продаж.

Стоит задача проанализировать эффективность отдела за месяц? Есть удобное решение!

По Сделкам.
Выберите нужные даты, поля по Сделке: Название, Стадия сделки, Сумма и Ответственный.
Примените фильтр «Сделка успешна», добавьте группировку по Ответственномуи сортировку по сумме.

По Счетам.
Точно так же выберите нужные даты, затем отметьте в поле Счёта: Стадия, Сумма и Ответственный. Примените фильтр «Оплачен», сортировку по сумме, и добавьте группировку по Ответственному.

Полезно знать не только сильные, но и слабые места своих сотрудников.
Для этого выберите фильтр «Сделка провалена».
Вы сможете понять, кто за это ответственен, и разберетесь в причинах.

Пример №3. Забытые оплаты по менеджерам.

Важная функция для бухгалтерии и не только! Вы сможете проконтролировать забытые оплаты по менеджерам.

Для этого выберите в поле Счёт (новый) Название, Срок оплаты, Ответственного, Сумму и Стадия. Примените фильтры: Стадия - «Не оплачен», и Срок оплаты - дата до сегодняшнего дня. Выберите группировку по ответственному и сортировку по сумме. В готовом отчете можно увидеть как общий итог по всем потерянным оплатам, так и сумму по каждому менеджеру. Для “старых” Счетов нужно выбрать аналогичные поля.

Узнать больше

А чтобы не упускать оплаты в будущем, попробуйте приложение «Когда деньги? Прогноз оплат». С ним легко изучить статистику оплат за прошедшие периоды и грамотно спланировать доходы.

Смарт-процессы

Вы можете построить отчеты по тем смарт-процессам, которые привязаны к Лидам, Сделкам и Счетам. При этом должно быть выбрано хотя бы одно поле из родительской сущности. Отчеты можно будет строить по любым полям карточек элемента. Обратите внимание: графики можно сформировать в рамках либо сущности, либо смарт-процесса. Например, можно посмотреть успешность регистрации на вебинар.

Любой из сохраненных вами шаблонов отчетов можно сделать регулярным для публикации в ленту Новостей.

Администратор разово настраивает регулярный отчет:

какой шаблон будет публиковаться
кто будет его получать
с какой периодичностью.

Руководитель регулярно получает нужную ему сводку информации по продажам.

Графики

Кнопка «Построить график» находится под таблицей, можно выбрать тип графика и подходящие поля для осей Икс (любая дата) и Игрек (числовые и списочные поля).

Линейный график

Столбчатая диаграмма

Столбчатая диаграмма за весь период.

В ней можно выбрать только списочное поле для оси Игрек и все данные отсортируются по количеству.

Полученное изображение можно скачать и использовать для дальнейшего анализа.

Установить приложение

Помимо приведённых примеров вы сможете строить отчёты в разрезах любых показателей.
Для качественного анализа продаж это очень важно!

Дополнительные преимущества «Мастера отчётов CRM»:

Можно добавлять в отчёт Товары лидов и Товары сделок.
Быстро искать поля по любой части названия.
Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.
Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.
Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
Выгружать готовый отчёт для анализа и построения графиков в Google Таблицы и Excel.
Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.
Опубликовать отчёт в Живой ленте для обсуждения с коллегами

Мастер отчетов по Задачам

Расширенные возможности для анализа задач.

Полный функционал Мастера отчетов CRM

Ответы на часто задаваемые вопросы

Что такое Регулярный отчет?

Это функция, которая позволяет публиковать выбранные шаблоны отчётов в ленту Новостей. Администратор может выбрать:

Какие шаблоны будут публиковаться.
По какому расписанию
Кто сможет его видеть - получатели отчёта.

Для чего он может пригодиться?

Например, для удобного и быстрого информирования руководителей о состоянии продаж. Администратор всего один раз настроит публикацию - а РОП будет видеть всю сводку свежих данных, просто открыв Новости на портале.

Какая бывает периодичность для публикации?

При включении регулярного отчета вы можете выбрать, когда он будет публиковаться:

Каждый день.
Раз в неделю (по понедельникам).
Раз в месяц (1 числа).
Раз в квартал.

Публикация в ленте новостей будет в то время, когда любой из администраторов зашел на портал - и от его лица. Если он не входит в список получателей отчета - то саму публикацию он не увидит.

Есть ли ограничения по количеству?

Нет, вы сможете публиковать столько отчетов, сколько понадобится для ваших целей. Но у Регулярного отчета есть свои особенности:

Сразу же публикуется "пробный" отчёт - для возможности внести изменения по необходимости.
Если отчет по каким-то причинам не сформировался до конца (пропало интернет-соединение), то начнет снова через полчаса.
Если ни один администратор не зашел на портал - публикация в Живую ленту пропускается.
Регулярным может стать отчет с любыми фильтрами и сортировкой - но без группировки полей.
Нельзя сделать регулярным отчет, в котором не указаны даты "С" или "По".

Какие данные будут опубликованы?

Битрикс24 возвращает нам все данные из CRM - внимательно выбирайте получателей, чтобы ваши данные оставались конфиденциальными. Если случайно добавить получателя, у которого нет прав на Смарт-счета - он сможет увидеть информацию по ним в публикации, хоть и не сможет посмотреть отчет непосредственно в приложении. И точно также, если у сотрудника есть права только на свои Сделки - в приложении он увидит только их, а вот если администратор добавит его в список получателей в регулярном отчете - тогда в ленте Новостей сотрудник увидит все Сделки.

Если отчёт пришел с текстом "Данные отсутствуют" - значит, за выбранный интервал времени в CRM нет подходящих данных (например, вчера не создалось ни одной новой Сделки).

Какие данные попадают в отчет?

Главная дата по любой сущности - это дата ее создания. Если строить отчет по сделкам - то в выборку попадут сделки за выбранные период времени. Если у вас долгий цикл сделки- вы можете оставить поле "С" во временном диапазоне пустым, и тогда в отчете отобразятся абсолютно все сделки. И аналогично с Лидами и Счетами.

Почему возникает "Ошибка доступа"?

Битрикс24 возвращает нам данные в зависимости от ролей и прав доступа к сущностям. Если у сотрудника настроены права только к Лидам (без Сделок) - он сможет построить отчёт по ним, но не сможет по Сделкам или Счетам. В этот момент появится сообщение "Ошибка доступа. У Вас недостаточно прав доступа к CRM для использования приложения. Обратитесь к администратору портала или настройте права."

Как настроить права доступа к приложению?

Дать или запретить доступ к самому приложению можно через Каталог приложений → Установленные → Мастер отчётов CRM.

Как настроить права доступа к сущностям?

В разделе CRM → Ещё → Настройки → Права доступа → CRM. Сделать это может только администратор.

Как можно поделиться отчётом?

Нажать кнопку "Сохранить шаблон", дать ему название - и после этого ссылка на шаблон отчёта сохранится в буфере обмена. Также это можно сделать из Шаблонов отчётов.

Почему в отчете "Ничего не найдено"?

В первую очередь, учитывается дата создания сущности, поэтому, если в crm не было создано подходящих по дате Сделок, Лидов или Счетов - вернется такое сообщение.

Остались вопросы?

Напишите нам в онлайн-чат «Создаватель» в приложении или на почту start@sozdavatel.ru
Решение поставляется «как есть».
Протестировано на облачном Битрикс24.

Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору.

Хотите большего?

1. Поможем настроить Битрикс24.
2. Поищем готовые решения.
3. Превратим вашу идею в уникальное приложение.

Доработка Битрикс24

Анонсы приложений и поддержка

что нового

Опубликованные версии со списком изменений

Версия 33

Исправили редкий баг с фильтрами в пользовательских полях, в сложных отчетах по сущностям CRM и смарт-процессам.

Версия 32

Получили обратную связь от пользователей с коробочных порталов и добавили дополнительную проверку на наличие или отсутствие Групп на портале.

Версия 31

Настроили отображение различных типов пользовательских полей, например денежных или с привязкой к Универсальным спискам. Кроме того, исправили несколько мелких багов.

Версия 30

Получили обратную связь от пользователей и оперативно внесли изменения:

Добавили скругление в итогах для нецелых значений количества товаров Сделки и Лида.
Учли кейс пользовательских множественных числовых полей, и подсчёт их значений.
В типовое денежное поле в смарт-процессах добавили значок рублей и разделитель разрядов чисел.

Версия 29

— Оптимизировали выборку данных для отчетов с несколькими сущностями.
—Увеличили высоту таблицы в слайдере с приложением. Теперь количество строк в таблице зависит от разрешения экрана.

Версия 28

Поправили отображение строк в таблице для отчетов по счетам со смарт-процессами.

Версия 27

— Добавили Динамические даты! Теперь можно строить отчеты не только за диапазон, но и выбирать за:

Текущий день/неделю/месяц/квартал/год;
Предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год;
Последние N дней.

А также в диапазоне можно убирать даты “С” и “По”, для того, чтобы данные могли выбраться за весь период.

— Добавили в настройки регулярного отчёта выбор периодичности “Раз в квартал”.

— Небольшие изменения в интерфейсе: сделали акцент на важном. Кнопка “Перезагрузить” теперь называется “Обновить отчет”, а “Живая лента” — “Обсудить”.

— Обработали кейс, когда делились сохранённым шаблоном с пользователем, у которого нет прав доступа и/или в шаблоне были удалённые счета. Теперь в таком случае будут выводиться только доступные поля, и по ним можно построить отчет.

Версия 26

— Добавили в отчеты смарт-процессы. Теперь можно построить отчеты и по ним тоже! Для этого смарт-процесс должен быть привязан к Лиду, Сделке или Счёту (и в самом отчете тоже должно быть выбрано хотя бы одно поле родительской сущности).

Версия 25

Получили обратную связь от пользователей с коробочных порталов и оперативно добавили дополнительную проверку на пользовательские списочные поля.

Версия 24

— Добавили новый тип графика: столбчатая диаграмма за весь период. В нем можно выбрать только списочное поле для оси Игрек, и все данные сортируется по количеству.

— Добавили иконки над названиями полей таблицы с отображением того, какие поля выбраны в графике.

Версия 23

— Добавили типы графиков: под таблицей находится кнопка «Построить график», там можно выбрать столбчатую диаграмму или линейный график, а также поля для осей Икс и Игрек. Добавлена опция прикрепления графика к отчету при публикации в ленту Новостей.
— Синхронизация таблицы и графика: при изменении или добавлении фильтров и группировок в таблице — график перестраивается автоматически.
— Добавили кнопку «Перезагрузить» для кейсов, когда в CRM появились новые данные, и нужно обновить отчет без сброса выбранных настроек.
— Теперь выводятся названия тех пользовательских полей, которые были созданы в crm-форме.

Версия 22

— Добавили типы группировки по временным периодам:

День;
Неделя в месяце;
Неделя в году;
Месяц;
Квартал;
Год.

— Исправили баг с дублированием поля Идентификатор лида.

Версия 21

Добавили дополнительную проверку на доступ к смарт счетам, а также на на то, что в сохраненных шаблонах могут быть поля по смарт-счетам, к которым нет доступа/которые были удалены.

Версия 20

— Добавили Графики: линейный — для числовых полей, и столбчатый — для большинства списочных. Полученное изображение можно скачать. На текущий момент график строится по одному полю.
— Улучшили проверку прав доступа при выборе полей. Теперь, если сущность у сотрудника недоступна, он не сможет увидеть даже названий полей, и тем более выбрать что-то.
— Добавили кнопку «Отменить» — на случай, если большой отчет уже начал формироваться, а нужно добавить/убрать поля.
— Поправили вёрстку — раньше в редких случаях таблица не помещалась в высоту, а также при включении группировки не всегда был заметен сгруппированный текст (теперь все помещается и всё видно).
— Исправили баг с отображением пользовательских полей смарт-счетов, которые были созданы на основании сделки.

Версия 19

— Главная новость релиза - Регулярный отчет. Это функция, которая позволяет публиковать выбранные шаблоны отчётов в ленту Новостей. В Шаблонах добавили иконку со ссылкой на сайт с инструкцией по использованию этой функции, и ответами на вопросы.
— Также из важного – добавили промежуточные итоги при включенной группировке.
— Поправили редкий баг с подсчетом суммы Лидов при добавлении Смарт-счетов.
— В фильтре по стадиям Сделки добавили обозначение - к какой воронке относится каждая стадия. Также добавили более понятный вывод для групп стадий Лидов и Сделок (вместо P, F и S - Промежуточная, Провальная или Успешная стадия).
— Добавили визуальное обозначение используемых фильтров и сортировок при публикации в ленту Новостей.
— Поправили открытие Шаблонов отчетов – теперь данные загружаются только по кнопке “Построить отчет”.
— Отладили сортировку в сочетании с группировкой.

Версия 18

— Исправлена редкая ошибка с лишними Счетами при определенных условиях выборки.
— Теперь ссылка на шаблон отчета открывается, даже если отчет содержит поля Смарт-счетов.
— Переименовали одно из полей в Счете на более точное: вместо «Дата оплаты» теперь «Дата перевода в состояние оплаты».

Версия 17

— Улучшена работа с шаблонами. Кнопка “Поделиться” переименована в “Сохранить шаблон”. При нажатии теперь можно сразу задать имя шаблона, а затем поделиться ссылкой на готовый отчет. В интерфейсе видно количество ранее сохраненных шаблонов.
— Настроен доступ к приложению под разные права доступа к сущностям CRM.
— Публикация в Живую ленту стала удобнее.
— Исправления в группировке полей.
— Исправлены недочеты в фильтрах с чек-боксами и датами.

Версия 16

— Появились Варианты итогов: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных. Набор итогов зависит от типа поля. Есть вариант «Не отображать» итоги.
— Теперь подсчитываются абсолютно все заполненные поля.Исправлена ошибка с подсчетом пустых строк исо скрытием полей по умолчанию.
— Добавлена проверка на последовательность дат в фильтре.Настроено отображение булевых полей Да/Нет.
— Пока таблица пустая - кнопки «Excel» и «Поделиться» неактивны.
— В числовых фильтрах ввод ограничен только числами.
— Настроена кнопка «Выбрать все» в фильтрах с чек-боксами.

Версии 13 - 15

— Значительное ускорение загрузки данных для отчёта.
Загрузка 15 тысяч элементов для анализа занимает теперь меньше минуты.

— Исправлена ошибка при сортировке.
— Улучшена проверка на наличие прав к объектам CRM.

Улучшена работа с «новыми» Счетами

Версии 4 - 11

— Добавлена группировка одним кликом по любой из колонок.
— Новая иконка приложения.
— В меню «CRM аналитика» добавлен пункт «Приложения -> Мастер отчетов CRM».

— Теперь в отчет можно добавить Товары лидов и Товары сделок.

– Исправлено отображение для пользователей не являющихся администраторами портала.

— Возможность сохранения отчетов.

— Появилась возможность выводить в отчет множественные поля.

— Добавлена кнопка «Поделиться».
В буфер копируется ссылка на отчет со всеми настройками. Ссылку можно сохранить себе или поделиться с коллегами.