Ваши данные в безопасности!
1. Учитываются права текущего пользователя.В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM и Задачам конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник, у которого настроены права на просмотр только своих задач — в отчете увидит только их.
2. Локальная обработка данных.
Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.
С «Мастером отчётов по Задачам» вы сможете:
- Выбирать поля сразу и по Задачам, и по связанным с ними сущностям CRM (Сделки, Лиды, Счета). Не только типовые, но и пользовательские.
- Комбинировать поля так, как понадобится.
- Фильтровать, сортировать данные —и видеть только необходимую информацию.
- Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.
- Визуализировать данные с помощью графиков.
- Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
- Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько задач закрыл за месяц конкретный сотрудник. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.
Пример №1. Контроль крайних сроков Проекта.
В проекте или группе может быть множество задач, и работы ведутся параллельно. Для того, чтобы проконтролировать «просроченные» задачи, выберите поля: Название, Проект, Крайний срок и Статус. Отфильтруйте по нужному названию проекта, и в поле Крайний срок примените фильтр – дата до сегодняшнего дня.Пример №2. Рейтинг сотрудников по закрытым задачам.
Для того, чтобы проанализировать эффективность команды в разрезе закрытых задач, выберите поля: Название, Ответственный и Статус. Выберите фильтр в поле Статус «Завершена» и примените группировку по Ответственному. Вы увидите, кто из ваших сотрудников закрыл больше всего задач за период.
Пример №3. Незавершенные задачи в Сделках.
Для того, чтобы избежать ошибок и не двигать Сделку дальше по стадиям, если в ней есть незакрытые задачи, выберите поля по Задачам: Название и Статус, по Сделкам – так же Название и Стадия Сделки. Для поля Статус задачи выберите всё, кроме «Завершена», а для поля Стадия сделки выберите те стадии, на которых незавершенных задач уже быть не должно. Примените группировку по названию Сделки. Вы увидите общее количество, а также промежуточные итоги - сколько таких задач в каждой Сделке.
Графики
Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по задачам»:
- Можно быстро искать поля по любой части названия.
- Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.
- Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Счета, Сделки и Лиды.
- Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
- Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы и Excel.
- Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.
- Опубликовать отчёт в Живой ленте для обсуждения с коллегами.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Что такое Регулярный отчет?
- Какие шаблоны будут публиковаться.
- По какому расписанию
- Кто сможет его видеть - получатели отчёта.
Для чего он может пригодиться?
Например, для удобного и быстрого информирования руководителей о состоянии задач. Администратор всего один раз настроит публикацию - а руководитель отдела будет видеть всю сводку свежих данных, просто открыв Новости на портале.
Какая бывает периодичность для публикации?
При включении регулярного отчета вы можете выбрать, когда он будет публиковаться:
- Каждый день.
- Раз в неделю (по понедельникам).
- Раз в месяц (1 числа).
- Раз в квартал.
Публикация в ленте новостей будет в то время, когда любой из администраторов зашел на портал - и от его лица. Если он не входит в список получателей отчета - то саму публикацию он не увидит.
Есть ли ограничения по количеству?
Нет, вы сможете публиковать столько отчетов, сколько понадобится для ваших целей. Но у Регулярного отчета есть свои особенности:
- Сразу же публикуется "пробный" отчёт - для возможности внести изменения по необходимости.
- Если отчет по каким-то причинам не сформировался до конца (пропало интернет-соединение), то начнет снова через полчаса.
- Если ни один администратор не зашел на портал - публикация в Живую ленту пропускается.
- Регулярным может стать отчет с любыми фильтрами и сортировкой - но без группировки полей.
- Нельзя сделать регулярным отчет, в котором не указаны даты "С" или "По".
Какие данные будут опубликованы?
Битрикс24 возвращает нам все данные из CRM - внимательно выбирайте получателей, чтобы ваши данные оставались конфиденциальными. Если случайно добавить получателя, у которого есть права на задачи, но нет прав на сущности CRM - он сможет увидеть информацию по ним в публикации, хоть и не сможет посмотреть отчет непосредственно в приложении. И точно также, если у сотрудника есть права только на свои задачи - в приложении он увидит только их, а вот если администратор добавит его в список получателей в регулярном отчете - тогда в ленте Новостей сотрудник увидит все задачи.
Если отчёт пришел с текстом "Данные отсутствуют" - значит, за выбранный интервал времени в CRM нет подходящих данных (например, вчера не создалось ни одной новой задачи).
Какие данные попадают в отчет?
Главная дата по любой сущности - это дата ее создания. Если строить отчет по задачам - то в выборку попадут задачи за выбранные период времени. Если отчет с задачами в Сделках - то учитываются обе даты создания. При этом вы можете оставить поле "С" во временном диапазоне пустым, и тогда в отчете отобразятся абсолютно все сделки и задачи. И аналогично с Лидами и Счетами.
Почему возникает "Ошибка доступа"?
Битрикс24 возвращает нам данные в зависимости от ролей и прав доступа к сущностям. Если у сотрудника настроены права только к задачам в Лидах (без Сделок) - он сможет построить отчёт по ним, но не сможет по Сделкам или Счетам. В этот момент появится сообщение "Ошибка доступа. У Вас недостаточно прав доступа к CRM для использования приложения. Обратитесь к администратору портала или настройте права."
Как настроить права доступа к приложению?
Дать или запретить доступ к самому приложению можно через Каталог приложений → Установленные → Мастер отчётов по задачам.
Как настроить права доступа к сущностям и задачам?
В разделе CRM → Ещё → Настройки → Права доступа → CRM. Сделать это может только администратор.
Права доступа к задачам настраиваются в Задачи и проекты → Ещё → Права доступа.
Как можно поделиться отчётом?
Нажать кнопку "Сохранить шаблон", дать ему название - и после этого ссылка на шаблон отчёта сохранится в буфере обмена. Также это можно сделать из Шаблонов отчётов.
Почему в отчете "Ничего не найдено"?
В первую очередь, учитывается дата создания сущности, поэтому, если в crm не было создано подходящих по дате задач или сущностей CRM - вернется такое сообщение.
Остались вопросы?
Решение поставляется «как есть».
Протестировано на облачном Битрикс24.
Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору.
что нового
Опубликованные версии со списком изменений