Ваши данные в безопасности!
1. Учитываются права текущего пользователя.В зависимости от настроек доступа к сущностям CRM и смарт-процессам конфиденциальная информация скрывается. Сотрудник, у которого настроены права на просмотр только своих элементов — в отчете увидит только их.
2. Локальная обработка данных.
Данные обрабатываются только в вашем браузере и, в отличие от аналогичных приложений, не передаются на сторонние сервера.
3. Так как смарт-процессы есть только на тарифах Профессиональный и Энтерпрайз — приложение будет полезно только для них.
С «Мастером отчётов по смарт-процессам» вы сможете:
— Строить отчёты по всем смарт-процессам вашей компании, в том числе, по тем, которые не связаны с CRM (Цифровые рабочие места).— Выбирать поля сразу в нескольких сущностях. Не только типовые, но и пользовательские.
— Комбинировать поля и колонки так, как понадобится.
— Фильтровать, сортировать данные — и видеть только необходимую информацию.
— Настраивать отчеты для регулярной публикации в Ленту Новостей.
— Визуализировать информацию с помощью графиков.
— Подбирать вариант итогов в зависимости от типа поля: Сумма, Минимум, Максимум, Среднее, Количество, Количество уникальных.
— Используя группировку, видеть промежуточные итоги помимо общих. Например, сколько элементов смарт-процесса в каждой стадии. А также группировать по временным периодам — дням, неделям, месяцам, кварталам или годам.
Пример №1. Цифровые рабочие места
Вы можете построить отчет по смарт-процессу, не связанному с CRM. Он может как быть частью Цифрового рабочего места, так и являться чем-то совершенно отдельным. Например, если вы ведете учёт отпусков в рамках смарт-процессов, то вам будет полезен отчет, сколько заявлений на отпуск уже было согласовано в этом месяце.
Пример №2. Сделки на основании проведенных мероприятий
Допустим, вы организовываете тренинги, или вебинары. В рамках одного вебинара могут быть созданы несколько сделок. В таком случае, вы сможете проанализировать данные об их успешности в приложении, выбрав поля по смарт-процессу, и по созданным внутри него сделкам. Такие «подчинённые» сделки будут визуально выделены иконкой стрелки вниз.
Если выбрать первый тип связи — тогда в сущности CRM (например, в Лиде) можно создать несколько элементов смарт-процесса, и главной сущностью считается Лид. Такие Лиды в отчете будут выделены иконкой стрелки вверх.
Подчернем: приложение покажет все смарт-процессы на портале, но для отчетов со связанными сущностями CRM нужно учитывать ваши настройки.
Графики
Дополнительные преимущества «Мастера отчётов по смарт-процессам»:
— Удобно выбирать данные за диапазон, текущий и предыдущий день/неделю/месяц/квартал/год, а также за последние N дней. А если в диапазоне убрать даты “С” и “По” — можно вывести данные за весь период.
— Быстро искать поля по любой части названия.
— Переходить по ссылкам на связанные элементы из других справочников: Сотрудники, Компании и Контакты.
— Сохранять отчёты в шаблоны и открывать одним кликом.
— Выгружать готовый отчёт в Google Таблицы и Excel.
— Сохранять отчёт в виде ссылки и делиться им.
— Опубликовать отчёт в Живой ленте для обсуждения с коллегами.
А для отчетности по задачам используйте приложение Мастер отчётов по Задачам.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Что такое Регулярный отчет?
- Какие шаблоны будут публиковаться.
- По какому расписанию.
- Кто сможет его видеть - получатели отчёта.
Для чего он может пригодиться?
Например, для удобного и быстрого информирования руководителей о статусе элементов смарт-процесса. Администратор всего один раз настроит публикацию - а руководитель отдела будет видеть всю сводку свежих данных, просто открыв Новости на портале.
Какая бывает периодичность для публикации?
При включении регулярного отчета вы можете выбрать, когда он будет публиковаться:
- Каждый день.
- Раз в неделю (по понедельникам).
- Раз в месяц (1 числа).
- Раз в квартал.
Публикация в ленте новостей будет в то время, когда любой из администраторов зашел на портал в браузере (и провел там какое-то время!) - и от его лица.
Есть ли ограничения по количеству?
Нет, вы сможете публиковать столько отчетов, сколько понадобится для ваших целей. Но у Регулярного отчета есть свои особенности:
- Сразу же публикуется "пробный" отчёт - для возможности внести изменения по необходимости.
- Если отчет по каким-то причинам не сформировался до конца (пропало интернет-соединение), то начнет снова через полчаса.
- Если ни один администратор не зашел на портал - публикация в Живую ленту пропускается.
- Регулярным может стать отчет с любыми фильтрами и сортировкой - но без группировки полей.
- Нельзя сделать регулярным отчет, в котором не указаны даты "С" или "По".
Какие данные будут опубликованы?
Битрикс24 возвращает нам все данные из CRM - внимательно выбирайте получателей, чтобы ваши данные оставались конфиденциальными. Если случайно добавить получателя, у которого права ограничены - он сможет увидеть информацию в публикации полностью, хоть и не сможет посмотреть отчет непосредственно в приложении.
Если отчёт пришел с текстом "Данные отсутствуют" - значит, за выбранный интервал времени в CRM нет подходящих данных (например, вчера не создалось ни одного элемента смарт-процесса).
Какие данные попадают в отчет?
Главная дата по любой сущности - это дата ее создания. Если строить отчет по смарт-процессу - то в выборку попадут элементы за выбранный период времени. При этом вы можете оставить поле "С" во временном диапазоне пустым, и тогда в отчете отобразятся абсолютно все элементы. И аналогично с сущностями CRM.
Почему возникает "Ошибка доступа"?
Битрикс24 возвращает нам данные в зависимости от ролей и прав доступа к сущностям. Если у сотрудника настроены права только на один смарт-процесс - он сможет построить отчёт по нему, но не сможет по другим. В этот момент появится сообщение "Ошибка доступа. У Вас недостаточно прав доступа к CRM для использования приложения. Обратитесь к администратору портала или настройте права."
Как настроить права доступа к приложению?
Дать или запретить доступ к самому приложению можно через Каталог приложений → Установленные → Мастер отчётов по смарт-процессам.
Как настроить права доступа к смарт-процессам?
В разделе CRM → Ещё → Настройки → Права доступа → CRM. Сделать это может только администратор.
Как можно поделиться отчётом?
Нажать кнопку "Сохранить шаблон", дать ему название - и после этого ссылка на шаблон отчёта сохранится в буфере обмена. Также это можно сделать из Шаблонов отчётов.
Почему в отчете "Ничего не найдено"?
В первую очередь, учитывается дата создания сущности, поэтому, если в crm не было создано подходящих по дате элементов смарт-процесса - вернется такое сообщение.
Остались вопросы?
Решение поставляется «как есть».
Протестировано на облачном Битрикс24.
Консультации бесплатно.
Возможна индивидуальная доработка функционала по договору.
что нового
Опубликованные версии со списком изменений
Опыт
Создатели приложения
Андрей Васильев
Анна Габитова
Виталий Дудка
Анна Бессонова
Приложения от центра разработки «Создаватель»
— Бесплатные Сайты и CRM.